Asmens duomenų apsauga (BDAR) bendrijos dokumentuose ir protokoluose

Bendrijų pirmininkai ir valdybos nariai, vykdydami savo funkcijas, privalo tvarkyti narių asmens duomenis. Dažnai kyla klausimas, kaip suderinti Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) su bendrijos narių teise žinoti, kas vyksta bendrijoje. Svarbu suprasti, kad Lietuvos įstatymai numato konkrečias pareigas, kurių vykdymui asmens duomenų tvarkymas yra būtinas ir teisėtas.

Narių sąrašai ir jų tvarkymas

Daugiabučių namų savininkų bendrijose (DNSB) pirmininkas ar valdyba privalo sudaryti ir tvarkyti bendrijos narių sąrašą ^[1]. Šiame sąraše pagal įstatymą privalo būti nurodyti šie duomenys:

• Nario vardas ir pavardė;
• Adresas korespondencijai (arba el. paštas);
• Telefono numeris.

Šie duomenys yra būtini bendrijos veiklai organizuoti, todėl jų rinkimas ir saugojimas nepažeidžia duomenų apsaugos reikalavimų, jei jie naudojami tik įstatyme numatytiems tikslams (pvz., susirinkimų šaukimui).

Susirinkimų protokolai ir dalyvių registracija

Tiek daugiabučių, tiek sodininkų bendrijose visuotiniai susirinkimai privalo būti protokoluojami. Įstatymai imperatyviai nurodo, kad prie protokolo privalo būti pridedamas susirinkimo dalyvių sąrašas su parašais:

• Daugiabučių bendrijose (DNSB): Prie visuotinio susirinkimo protokolo pridedamas dalyvių sąrašas, kuriame dalyviai registruojasi pasirašytinai ^[2].
• Sodininkų bendrijose (SB): Susirinkime dalyvaujantys nariai taip pat registruojami pasirašytinai dalyvių sąraše, kurį pasirašo susirinkimo pirmininkas ir sekretorius ^[3].

Tai reiškia, kad narys, atėjęs į susirinkimą, negali reikalauti „anonimiškumo“ prisidengdamas BDAR – jo dalyvavimo fiksavimas yra įstatyminė prievolė, būtina kvorumui nustatyti ir sprendimų teisėtumui užtikrinti.

Informacijos teikimas nariams ir privatumo apsauga

Bendrijos nariai turi teisę gauti informaciją apie bendrijos veiklą. Daugiabučių bendrijose butų savininkai turi teisę gauti informaciją bendrijos veiklos ir valdymo klausimais ^[4]. Sodininkų bendrijose dokumentų ir informacijos pateikimo tvarka turi būti nustatyta bendrijos įstatuose ^[5].

Tačiau ši teisė nėra absoliuti. Vadovaujantis Civiliniu kodeksu, fizinio asmens privatus gyvenimas yra neliečiamas, o informacija apie jį gali būti skelbiama tik jo sutikimu ^[6]. Tai reiškia:

• Galima: Leisti nariui susipažinti su protokolu, kuriame matomi balsavimo rezultatai ar dalyvių sąrašas (nes tai bendrijos veiklos dokumentas).
• Draudžiama: Viešai skelbti (pvz., skelbimų lentoje ar internete) skolininkų sąrašus su vardais, pavardėmis ir tiksliais butų numeriais, jei tai leidžia identifikuoti asmenį plačiajai visuomenei (ne tik bendrijos nariams).

Rekomendacija dėl skolininkų viešinimo

Siekiant išvengti Civilinio kodekso pažeidimų dėl privataus gyvenimo neliečiamumo ^[6], informaciją apie skolas viešose erdvėse (skelbimų lentose) rekomenduojama pateikti nuasmenintą (nurodant tik objekto unikalų numerį arba buto numerį, bet be savininko vardo ir pavardės), arba šią informaciją teikti tik individualiai ar uždaroje grupėje, skirtoje tik bendrijos nariams.

Šaltiniai:

[1] DAUGIABUČIŲ NAMŲ SAVININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 14 straipsnis, 7 dalis.

[2] DAUGIABUČIŲ NAMŲ SAVININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 11 straipsnis, 4 ir 11 dalys.

[3] SODININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 16 straipsnis, 9 dalis.

[4] DAUGIABUČIŲ NAMŲ SAVININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 21 straipsnis, 4 dalis, 1 punktas.

[5] SODININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 11 straipsnis, 2 dalis, 15 punktas.

[6] CIVILINIS KODEKSAS, 2.23 straipsnis, 1 dalis.

Informacija yra rekomendacinio pobūdžio.