Kas atsako už sodininkų bendrijos archyvą pasikeitus valdžiai?

Pasikeitus sodininkų bendrijos valdžiai, neretai kyla klausimų dėl dokumentų ir archyvo perdavimo. Nors Sodininkų bendrijų įstatymas nedetalizuoja pačios perdavimo procedūros žingsnių, teisinė atsakomybė už bendrijos dokumentų saugojimą ir perdavimą yra aiškiai apibrėžta.

Pirmininko ir valdybos atsakomybė

Sodininkų bendrijos veiklą organizuoja ir vykdo jos valdymo organas – bendrijos pirmininkas arba valdyba ^[1]. Būtent šie asmenys yra atsakingi už bendrijos dokumentų kaupimą, saugojimą bei teisingą tvarkymą savo kadencijos metu. Tai reiškia, kad iki pat naujo pirmininko išrinkimo, senasis pirmininkas privalo užtikrinti, kad visi bendrijos dokumentai (protokolai, finansinės ataskaitos, narių sąrašai ir kt.) būtų saugūs.

Dokumentų perdavimo pareiga

Nors Sodininkų bendrijų įstatyme nėra atskiro straipsnio, reglamentuojančio „perdavimą“, ši pareiga kyla iš bendrųjų juridinio asmens valdymo principų. Civilinis kodeksas nustato, kad juridinio asmens valdymo organo narys privalo veikti sąžiningai ir protingai, būti lojalus bendrijai ^[2].

Tai reiškia, kad pasibaigus kadencijai ar atsistatydinus, buvęs pirmininkas privalo perduoti visus su bendrijos veikla susijusius dokumentus ir turtą naujai išrinktam vadovui. Dokumentų slėpimas ar neperdavimas yra laikomas neteisėtu veiksmu, galinčiu užtraukti atsakomybę už bendrijai padarytą žalą.

Rekomenduojama dokumentų perdavimą įforminti raštišku perdavimo–priėmimo aktu, kurį pasirašo abi šalys (senasis ir naujasis pirmininkas), nurodant perduodamų bylų skaičių ir būklę.

Šaltiniai:

[1] SODININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 17 straipsnis, 18 straipsnis.

[2] CIVILINIS KODEKSAS, 2.87 straipsnis.