Kaip teisingai surašyti ir įforminti aktą sodininkų bendrijoje?

Sodininkų bendrijose (SB) poreikis surašyti aktą dažniausiai kyla trimis atvejais: keičiantis pirmininkui (turto ir dokumentų perdavimas), fiksuojant vidaus tvarkos taisyklių pažeidimus arba atliekant bendrojo naudojimo objektų (kelių, vandentiekio) techninę priežiūrą. Nors Sodininkų bendrijų įstatymas nedetalizuoja kiekvieno akto formos, jis nustato pareigą valdymo organams organizuoti veiklą, tvarkyti turtą ir užtikrinti tvarką ^[1]. Tinkamai įformintas aktas yra pagrindinis juridinis įrodymas sprendžiant ginčus bendrijoje ar teisme.

1. Pažeidimo fiksavimo aktas

Šis dokumentas reikalingas, kai sodininkas ar kitas asmuo nesilaiko bendrijos vidaus tvarkos taisyklių (pvz., netvarko sklypo, degina atliekas, triukšmauja ar savavališkai užima bendrąją žemę). Kadangi sodininkai ir kiti asmenys privalo laikytis bendrijos nustatytų vidaus tvarkos taisyklių ^[2], pažeidimo fiksavimas yra pirmas žingsnis siekiant žalos atlyginimo ar tvarkos atkūrimo.

Rekomenduojamas turinys:

• Vieta ir laikas: Tikslus adresas, data ir valanda.
• Komisija: Aktą turėtų pasirašyti ne mažiau kaip 3 asmenys (pvz., pirmininkas ir du valdybos nariai arba kaimynai).
• Pažeidimo esmė: Konkretus faktų aprašymas (pvz., „sklype Nr. X sandėliuojamos statybinės atliekos, kurios skleidžia kvapą“).
• Įrodymai: Nuotraukos ar vaizdo įrašai (prieduose).
• Pažeidėjo paaiškinimas: Jei pažeidėjas dalyvauja, jam turi būti pasiūlyta pasirašyti. Jei atsisako – tai pažymima akte.

2. Turto ir dokumentų perdavimo–priėmimo aktas

Keičiantis bendrijos pirmininkui ar valdybai, privaloma fiziškai perduoti bendrijos antspaudą, registravimo dokumentus, finansines ataskaitas, sutarčių originalus ir bendrijos turtą. Vadovaujantis Civiliniu kodeksu, juridinio asmens valdymo organai privalo veikti sąžiningai ir protingai ^[3], todėl buvęs vadovas privalo perduoti visą su bendrija susijusią informaciją naujam vadovui.

Svarbiausi akcentai:

• Akte turi būti išvardyti konkretūs dokumentai (bylų pavadinimai, lapų skaičius) ir materialinės vertybės.
• Fiksuojama perdavimo data, nuo kurios atsakomybė pereina naujam vadovui.
• Aktą pasirašo perduodantis (buvęs) ir priimantis (naujas) pirmininkas.

3. Statinių (infrastruktūros) apžiūros aktas

Bendrija privalo prižiūrėti savo bendrojo naudojimo objektus (kelius, vandentiekio bokštus, tvoras). Statybos techninis reglamentas numato privalomą statinių naudojimo priežiūrą ^[4]. Tai reiškia, kad bendrijos inžineriniai statiniai turi būti periodiškai apžiūrimi, o apžiūros rezultatai fiksuojami.

Apžiūros akte nustatomi defektai, deformacijos ar gedimai (pvz., „vandentiekio vamzdžio korozija ties X sklypu“). Tai yra teisinis pagrindas rinkti tikslinius įnašus remontui iš bendrijos narių.

Būtinieji rekvizitai

Kad aktas turėtų juridinę galią, jame privalo būti šie rekvizitai (pagal bendrąją dokumentų rengimo praktiką ir Civilinio kodekso nuostatas rašytiniams sandoriams):

1. Pavadinimas: (pvz., „Vidaus tvarkos pažeidimo aktas“).
2. Data ir vieta.
3. Surašiusių asmenų duomenys: Vardai, pavardės, pareigos (jei yra).
4. Turinys: Faktinių aplinkybių aprašymas.
5. Parašai: Visų dalyvavusių asmenų.

Svarbu: Aktas yra tik faktų fiksavimo dokumentas. Sprendimus dėl nuobaudų ar žalos atlyginimo vėliau priima bendrijos valdyba (pirmininkas) arba teismas, remdamasis šiuo aktu.

Šaltiniai:

[1] SODININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 17 straipsnis.

[2] SODININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 22 straipsnis.

[3] CIVILINIS KODEKSAS, 2.87 straipsnis.

[4] STATYBOS TECHNINIS REGLAMENTAS STR 1.07.03:2017, 11 punktas.