Kiek laiko saugomi DNSB balsavimo biuleteniai?

Daugiabučių bendrijose dažnai klaidingai manoma, kad balsavimo biuleteniai reikalingi tik balsams suskaičiuoti, o vėliau juos galima sunaikinti. Tai yra netiesa. Biuleteniai yra pagrindinis įrodymas, patvirtinantis priimtų sprendimų teisėtumą, todėl jiems taikomi griežti saugojimo reikalavimai.

Biuletenių teisinis statusas

Pagal galiojantį teisinį reglamentavimą, užpildyti balsavimo biuleteniai nėra atskiri, mažareikšmiai popieriai. Įstatymas imperatyviai nurodo, kad užpildyti balsavimo biuleteniai pridedami prie balsavimo raštu protokolo ir yra sudedamoji jo dalis ^[1].

Tai reiškia, kad biuletenis teisine prasme yra neatsiejamas nuo paties sprendimo (protokolo). Jei kiltų ginčas teisme dėl balsavimo rezultatų, būtent biuleteniai leistų patikrinti, ar protokole užfiksuoti duomenys atitinka tikrąją savininkų valią.

Saugojimo trukmė ir tvarka

Kadangi biuleteniai yra protokolo dalis, jie turi būti saugomi tiek pat laiko, kiek ir patys protokolai. Bendrijos veiklos dokumentai privalo būti saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka ^[2].

Nors konkretus metų skaičius (terminas) nustatomas archyvavimo taisyklėse, bendrijos pirmininkui svarbu žinoti pagrindinį principą: biuletenių negalima išmesti ar sunaikinti savavališkai. Jie turi būti segami į bylas kartu su atitinkamais protokolais.

Ką daryti keičiantis pirmininkui?

Perrenkant bendrijos pirmininką ar keičiantis valdymo organui, visi balsavimo biuleteniai (kaip ir protokolai) privalo būti perduoti naujam vadovui pagal perdavimo–priėmimo aktą. Tai yra bendrijos dokumentacija, o ne asmeninė buvusio pirmininko nuosavybė.

Informacija yra rekomendacinio pobūdžio.

Šaltiniai:

[1] DAUGIABUČIŲ GYVENAMŲJŲ NAMŲ IR KITOS PASKIRTIES PASTATŲ SAVININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 11 straipsnis, 9 dalis.

[2] DAUGIABUČIŲ GYVENAMŲJŲ NAMŲ IR KITOS PASKIRTIES PASTATŲ SAVININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 29 straipsnis, 1 dalis.