Buhalterinė apskaita bendrijoje: kokią programą pasirinkti pirmininkui?

Atnaujinta: 11/18/58057
Teisės aktai nenumato konkrečios programinės įrangos, tačiau įpareigoja pirmininką organizuoti apskaitą taip, kad ji užtikrintų skaidrų lėšų valdymą, tikslias ataskaitas nariams ir galimybę revizijos komisijai atlikti patikrinimą. - BNR.LT

Renkantis buhalterinės apskaitos programą daugiabučių namų savininkų bendrijai (DNSB) ar sodininkų bendrijai (SB), svarbiausia suprasti, kad įstatymai nenumato konkretaus programinės įrangos pavadinimo ar tipo. Tačiau teisės aktai griežtai reglamentuoja patį rezultatą – kaip turi būti tvarkomos lėšos ir atsiskaitoma nariams. Todėl programą turėtumėte rinktis pagal tai, ar ji leidžia įgyvendinti jūsų, kaip pirmininko ar valdybos nario, teisines pareigas.

Pirmininko atsakomybė už apskaitos organizavimą

Nepriklausomai nuo to, ar apskaitą tvarkysite patys, ar samdysite buhalterį, teisinė atsakomybė už bendrijos veiklos organizavimą tenka valdymo organui.

  • Daugiabučiuose (DNSB): Bendrijos pirmininkas atsako už bendrijos ūkinės ir finansinės veiklos organizavimą bei lėšų tvarkymą [1]. Jis privalo užtikrinti, kad apskaita atitiktų įstatymus.
  • Soduose (SB): Bendrijos valdymo organas (valdyba arba pirmininkas) organizuoja bendrijos buhalterinę apskaitą, finansinę veiklą ir ūkinių reikalų tvarkymą [2].

Kriterijai programai pagal teisinius reikalavimus

Nors galite naudoti bet kurią priemonę (nuo „Excel“ lentelių iki specializuotų programų), pasirinktas įrankis privalo užtikrinti šių teisinių funkcijų vykdymą:

1. Griežtas lėšų atskyrimas

Bendrijos lėšos susideda iš skirtingų šaltinių: tikslinių įnašų, kaupiamųjų lėšų, pajamų iš bendrijos turto ir kt. [3]. Pasirinkta programa turi leisti aiškiai atskirti:

  • Kaupiamąsias lėšas (namo atnaujinimui) nuo kasdienių administravimo lėšų.
  • Tikslinius įnašus konkretiems darbams (pvz., stogo remontui, kelio taisymui).

Tai kritiškai svarbu, nes įstatymai draudžia bendrijos lėšas naudoti kitiems tikslams, nei nustatyta įstatuose ar susirinkimo sprendimuose.

2. Ataskaitų rengimas

Programa turi palengvinti metinės veiklos ir finansinės atskaitomybės parengimą. Šias ataskaitas privalo tvirtinti visuotinis narių susirinkimas [4]. Jei programa negeneruoja aiškių ataskaitų, pirmininkui bus sunku įrodyti veiklos skaidrumą susirinkimo metu.

3. Pritaikymas revizijai

Bendrijos finansinę veiklą periodiškai tikrina revizijos komisija (revizorius) [5]. Pasirinkta apskaitos sistema turi būti tokia, kad revizoriai galėtų lengvai patikrinti operacijas, įplaukas ir išlaidas. „Sąsiuvinio“ tipo apskaita dažnai sukelia įtarimų ir ginčų su revizoriais.

Rekomendacija veiksmams

  1. Įsivertinkite apimtį: Jei bendrija maža, gali pakakti paprastų įrankių, tačiau užtikrinkite, kad jie leidžia kaupti duomenis ilgą laiką (revizijai).
  2. Saugumas: Pirmininkas atsako už dokumentų ir duomenų išsaugojimą. Rinkitės sprendimą, kuris daro atsargines kopijas (angl. backup).
  3. Skaidrumas: Geriausia programa ta, kuri leidžia greitai sugeneruoti ataskaitą bet kuriam nariui paprašius informacijos apie jo įmokas ar bendrijos išlaidas.

Šaltiniai:

[1] DAUGIABUČIŲ GYVENAMŲJŲ NAMŲ IR KITOS PASKIRTIES PASTATŲ SAVININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 14 straipsnis, 6 dalis.

[2] SODININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 17 straipsnis, 2 dalis.

[3] DAUGIABUČIŲ GYVENAMŲJŲ NAMŲ IR KITOS PASKIRTIES PASTATŲ SAVININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 25 straipsnis.

[4] SODININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 15 straipsnis, 1 dalis, 5 punktas.

[5] DAUGIABUČIŲ GYVENAMŲJŲ NAMŲ IR KITOS PASKIRTIES PASTATŲ SAVININKŲ BENDRIJŲ ĮSTATYMAS, 26 straipsnis (pagal įstatymo kontekstą apie reviziją).

Susiję atsakymai