Kaip teisėtai sušaukti DNSB visuotinį narių susirinkimą neturint atnaujinto bendrijos narių sąrašo?

Trumpai: atskiros procedūros „be narių sąrašo“ įstatyme nėra. Sąrašas reikalingas ne dėl formalumo – nuo bendrijos narių skaičiaus tiesiogiai priklauso kvorumas ir sprendimų teisėtumas[1]. Todėl teisingas kelias – prieš šaukiant susirinkimą sąrašą atnaujinti pagal bendrijos įstatuose nustatytą narių sąrašo sudarymo ir keitimo tvarką[2], o patį susirinkimą sušaukti laikantis įstatyme nustatytų terminų ir informavimo reikalavimų.

Ko įstatymas reikalauja šaukiant susirinkimą

Visuotinius susirinkimus šaukia bendrijos pirmininkas arba valdyba bendrijos įstatuose nustatyta tvarka[1]; valdybai ši funkcija priskirta tiesiogiai[3]. Susirinkimas taip pat privalo būti sušauktas, kai to reikalauja revizijos komisija (revizorius) arba daugiau kaip penktadalis bendrijos narių, o jeigu valdymo organas per mėnesį nuo reikalavimo susirinkimo nesušaukia, jį gali sušaukti patys reikalavimą pateikę asmenys[1].

Pranešimas apie susirinkimą ne vėliau kaip prieš 14 dienų skelbiamas bendrijos skelbimų lentoje ar kitose gerai matomose vietose, nurodant vietą, datą, laiką, darbotvarkę ir sprendimų projektus (arba kur su jais susipažinti). Jeigu bus renkami ar atšaukiami valdymo organai, keičiami įstatai, svarstomas reorganizavimas, likvidavimas ar metinė pajamų ir išlaidų sąmata – nariams pranešama raštu[1]. Eilinis susirinkimas turi būti šaukiamas kasmet ne vėliau kaip per 5 mėnesius pasibaigus finansiniams metams[1].

Būtent dėl rašytinio pranešimo pasenęs sąrašas yra rizikingas: prie protokolo privaloma pridėti dokumentus, patvirtinančius, kad nariams buvo pranešta apie šaukiamą susirinkimą[1]. Jei dalis narių nebuvo informuoti, sprendimai gali būti ginčijami.

Kodėl be atnaujinto sąrašo neapsieisite

Susirinkimas teisėtas, kai jame dalyvauja daugiau kaip pusė bendrijos narių; nesant kvorumo, ne anksčiau kaip po dviejų savaičių šaukiamas pakartotinis susirinkimas, kuris teisėtas, kai dalyvauja daugiau kaip penktadalis narių[1]. Kvorumo apskaičiuoti neįmanoma, jei nežinomas tikslus narių skaičius.

Be to, dalyvaujantys nariai registruojami pasirašytinai susirinkimo dalyvių sąraše, kurį pasirašo susirinkimo pirmininkas ir sekretorius, o iš anksto raštu nuomonę pareiškę nariai laikomi dalyvaujančiais ir jų balsai įskaitomi[1]. Kiekvienas narys turi po vieną balsą[1].

Kaip praktiškai sutvarkyti sąrašą prieš susirinkimą

Narių sąrašo sudarymo ir keitimo tvarka bei įstojimo į bendriją ir išstojimo iš jos tvarka privalo būti nustatyta bendrijos įstatuose – nuo jų ir pradėkite[2].

Patalpų savininkus ir jų turimus nuosavybės objektus patvirtina Nekilnojamojo turto registro duomenys – įstatyme balsai visų savininkų susirinkime skaičiuojami būtent pagal Nekilnojamojo turto registre įregistruotus nuosavybės objektus[1]. Praktikoje naudojamas VĮ Registrų centro išduotas butų (patalpų) sąrašas pastate – toks dokumentas numatytas net bendrijos steigiamojo susirinkimo dokumentuose[4]. Jį galima naudoti kaip atspirties tašką, su kuriuo sutikrinami turimi narių duomenys, o nauji savininkai kviečiami įforminti narystę pagal įstatus[2].

Jei susirinkimo vis tiek nepavyksta „surinkti“

Neįvykus pakartotiniam visuotiniam susirinkimui ir dėl to bendrijai negalint įgyvendinti savo tikslų, šaukiamas bendrijos narių įgaliotinių susirinkimas – jis teisėtas, kai dalyvauja ne mažiau kaip trys penktadaliai įgaliotinių[5].

Jei klausimai susiję su bendrojo naudojimo objektų valdymu ir liečia visus butų savininkus (ne tik bendrijos narius), sprendimai gali būti priimami butų ir kitų patalpų savininkų susirinkime, apie kurį skelbiama prieš dvi savaites; tokį susirinkimą šaukia bendrijos valdyba (pirmininkas), administratorius ar savivaldybės vykdomoji institucija, o jo pareikalauti raštu gali ne mažiau kaip 1/4 savininkų[6]. Čia balsuoja savininkai, todėl narystės sąrašo problema nekyla. Jeigu darbotvarkėje numatyta priimti sprendimus, liečiančius visus savininkus, apie susirinkimą raštu pranešama visiems to pastato butų ir kitų patalpų savininkams[1].

Sprendimai gali būti priimami ir balsuojant raštu, nesušaukus susirinkimo – bendrijos nariams tai numato įstatymas[1], o butų savininkams – Civilinis kodeksas (taikomi tie patys kvorumo ir balsų reikalavimai)[6].

Ką daryti iš eilės

1. Peržiūrėkite bendrijos įstatus – narių sąrašo sudarymo ir keitimo bei įstojimo/išstojimo tvarką[2].
2. Gaukite Registrų centro duomenis apie pastato patalpas ir savininkus ir sutikrinkite su turimu sąrašu[4].
3. Atnaujinkite sąrašą ir tik tada fiksuokite bendrą narių skaičių – nuo jo skaičiuosite kvorumą[1].
4. Likus ne mažiau kaip 14 dienų paskelbkite pranešimą su darbotvarke ir sprendimų projektais, o „svarbiais“ klausimais – praneškite nariams raštu ir išsaugokite įrodymus[1].
5. Susirinkime registruokite dalyvius pasirašytinai, per 5 darbo dienas parengkite protokolą ir pridėkite dalyvių sąrašą, įgaliojimus bei pranešimo įrodymus[1].
6. Neįvykus susirinkimui – po dviejų savaičių šaukite pakartotinį pagal tą pačią darbotvarkę[1].

Ši informacija yra rekomendacinio pobūdžio ir nepakeičia individualios teisinės konsultacijos.