Kaip įforminti DNSB susirinkimo protokolą, jei pirmininkas nevykdo pareigos pateikti aktualų narių sąrašą?

Bendrijos pirmininko neveikimas nesustabdo susirinkimo. Protokolas rengiamas pagal įstatyme nustatytus reikalavimus, o dalyvių sąrašas sudaromas vietoje – jį pasirašo patys dalyvaujantys nariai, susirinkimo pirmininkas ir sekretorius[1].

Ką privalo turėti protokolas

Kiekviename visuotiniame susirinkime pirmiausia išrenkamas susirinkimo pirmininkas ir sekretorius – būtent jie pasirašo protokolą[1]. Susirinkimai privalo būti protokoluojami[1].

Protokolas turi būti parengtas ir pasirašytas ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo susirinkimo dienos. Prie jo pridedama[1]:

• susirinkimo dalyvių sąrašas;
• įgaliojimai ir kiti dokumentai, patvirtinantys teisę balsuoti bendrijos narių vardu;
• dokumentai, patvirtinantys, kad nariams buvo pranešta apie šaukiamą susirinkimą (pvz., skelbimo nuotrauka, išsiųstų raštų kopijos).

Dalyvių sąrašas – pagrindinis įrodymas, kai nėra pirmininko pateikto narių sąrašo

Susirinkime dalyvaujantys bendrijos nariai registruojami pasirašytinai dalyvių sąraše, kurį pasirašo susirinkimo pirmininkas ir sekretorius[1]. Į dalyvių sąrašą įtraukiami ir tie nariai, kurie bendrijos įstatuose nustatyta tvarka iš anksto raštu pareiškė nuomonę – jie laikomi dalyvaujančiais, o jų balsai įskaitomi į rezultatus[1].

Praktiškai tai reiškia, kad dalyvių sąrašą susirinkimo sekretorius gali sudaryti pats (nario vardas, pavardė, buto adresas, parašas), o prie protokolo pridėti ir rašytinius išankstinius balsavimus bei įgaliojimus[1].

Kvorumo klausimas

Susirinkimas teisėtas, kai dalyvauja daugiau kaip pusė bendrijos narių; jei kvorumo nėra, ne anksčiau kaip po dviejų savaičių šaukiamas pakartotinis susirinkimas, kuris teisėtas dalyvaujant daugiau kaip penktadaliui narių[1]. Todėl protokole būtina nurodyti, iš ko nustatytas bendras narių skaičius ir kiek jų dalyvavo – priešingu atveju sprendimai lengvai ginčijami. Jeigu aktualaus sąrašo nėra, protokole verta fiksuoti, kad bendrijos pirmininkas, nepaisant rašytinio prašymo, sąrašo nepateikė, ir nurodyti, kokiais duomenimis remiantis skaičiuotas kvorumas.

Narių sąrašo nepateikimas – pirmininko pareigos pažeidimas

Bendrijos pirmininkas atsako už bendrijos narių sąrašo sudarymą ir tvarkymą; sąraše turi būti narių ar jų atstovų kontaktiniai duomenys (vardas, pavardė, adresas korespondencijai ir (arba) el. paštas, telefonas), o duomenys tikslinami ne rečiau kaip kartą per metus[2]. Jis taip pat atsako už informacijos ir dokumentų pateikimą visuotiniam susirinkimui šio įstatymo nustatytais atvejais arba susirinkimo prašymu bei už informacijos teikimą savininkams jų prašymu[2].

Gavęs buto savininko kreipimąsi, pirmininkas privalo per 10 darbo dienų suteikti išsamią informaciją apie bendrijos organų sprendimus, turtą, kaupiamąsias lėšas, įmokas ir kitus privalomus mokėjimus[2].

Pirmininkas atsako už jam pavestų ir teisės aktuose nustatytų funkcijų tinkamą atlikimą ir privalo atlyginti bendrijai nuostolius, atsiradusius dėl jo sprendimų, priimtų pažeidžiant įstatymus ar bendrijos įstatus[2].

Ką daryti, jei pirmininkas ignoruoja prašymus

• Kreipkitės raštu – tai įjungia 10 darbo dienų terminą atsakyti[2]. Prašymai registruojami ir nagrinėjami bendrijos įstatuose nustatyta tvarka[2].
• Sušaukite susirinkimą be pirmininko – susirinkimas turi būti sušauktas, kai to reikalauja revizijos komisija (revizorius) arba daugiau kaip penktadalis bendrijos narių; jei valdymo organas per mėnesį nuo reikalavimo pateikimo susirinkimo nesušaukia, jį gali sušaukti revizijos komisija (revizorius) arba daugiau kaip penktadalis narių[1].
• Laikykitės pranešimo tvarkos – apie susirinkimą skelbiama ne vėliau kaip prieš 14 dienų skelbimų lentoje ar kitose gerai matomose vietose, nurodant vietą, datą, laiką, darbotvarkę ir sprendimų projektus; jei bus renkamas ar atšaukiamas valdymo organas, keičiami įstatai ar tvirtinama sąmata – nariams pranešama raštu[1].
• Kelkite atšaukimo klausimą – pirmininką renka ir iš pareigų atšaukia visuotinis susirinkimas (įgaliotinių susirinkimas) įstatuose nustatyta tvarka[2]; sprendimas dėl valdymo organo atšaukimo teisėtas, jei už jį balsuoja daugiau kaip du trečdaliai visų susirinkime dalyvaujančių narių[1].
• Informuokite savivaldybę – pirmininkas atsako už duomenų pateikimą revizijos komisijai ir (ar) auditoriui, taip pat savivaldybės vykdomajai institucijai ar jos įgaliotiems asmenims, turintiems teisę prižiūrėti ir kontroliuoti, kaip valdymo organai atlieka jiems priskirtas funkcijas[2].

Jei susirinkimas neįvyksta dėl kvorumo

Jei ir pakartotinis visuotinis susirinkimas neįvyksta ir dėl to bendrija negali įgyvendinti savo tikslų, turi būti šaukiamas bendrijos narių įgaliotinių susirinkimas[3]. Jis teisėtas, kai dalyvauja ne mažiau kaip trys penktadaliai įgaliotinių, o sprendimai priimami dalyvaujančių įgaliotinių balsų dauguma[3]. Įgaliotinių susirinkimą šaukia pirmininkas (valdyba), o jam nesušaukus per mėnesį nuo reikalavimo – revizijos komisija (revizorius) arba daugiau kaip ketvirtadalis įgaliotinių[3].

Jei bendrijoje sudaryta valdyba, ji taip pat turi funkciją šaukti visuotinius (įgaliotinių) susirinkimus įstatyme ir įstatuose nustatyta tvarka[4].

Praktiniai žingsniai

1. Pateikite pirmininkui rašytinį prašymą dėl aktualaus narių sąrašo ir užsifiksuokite įteikimo datą[2].
2. Negavę atsakymo per 10 darbo dienų, surinkite daugiau kaip penktadalio narių parašus reikalavimui sušaukti susirinkimą[1][2].
3. Paskelbkite pranešimą prieš 14 dienų, išsaugokite įrodymus – juos pridėsite prie protokolo[1].
4. Susirinkime išrinkite pirmininką ir sekretorių, registruokite dalyvius pasirašytinai, surinkite išankstines rašytines nuomones ir įgaliojimus[1].
5. Per 5 darbo dienas parengkite ir pasirašykite protokolą su visais priedais; sprendimus registruokite ir skelbkite įstatuose nustatyta tvarka[1].
6. Į darbotvarkę įtraukite klausimą dėl narių sąrašo sudarymo ir tvarkymo bei, jei reikia, dėl pirmininko atšaukimo[2][1].

Ši informacija yra rekomendacinio pobūdžio ir neatstoja individualios teisinės konsultacijos – konkrečiu atveju svarbios ir jūsų bendrijos įstatų nuostatos.